Benarkah Perusahaan Anda Tidak Punya System?

By: Dadang Kadarusman - 7 Juni 2011



Dalam beberapa forum saya mendengar orang-orang mengatakan; ”perusahaan tidak punya system.” Saya bertanya;”Apa iya?” Nyatanya, banyak orang yang menyebut-nyebut kata ‘system’ namun tidak benar-benar memahami maknanya. Pemahaman keliru itu menyebabkan banyak yang mengira tidak ada system, padahal sudah ada. Banyak juga yang mengira bahwa untuk membuat suatu system diperlukan biaya besar. Padahal membuat system itu bisa murah dan sederhana. Kalau membuat ‘system yang terkomputerisasi’, bisa jadi memang sangat mahal sekali. Lho, dimana letak perbedaannya?



Vonis ‘tidak ada system’ sering digunakan secara salah kaprah. Banyak yang mengira bahwa ‘system’ itu selalu berkaitan dengan komputer. Perusahaan Anda pasti sudah punya system, namun mungkin tidak terkomputerisasi. Tetapi apakah system yang ada itu harus selalu terkomputerisasi? Ya tidak harus begitu. Anda pun bisa menyajikan sebuah system yang efektif hanya dengan menggunakan beberapa lembar kertas. System di perusahaan Anda sudah ada, namun mungkin perlu segera diperbaharui. Bagi Anda yang tertarik untuk belajar memahami system yang ada di perusahaannya, saya ajak untuk memulainya dengan menerapkan 5 kemampuan Natural Intelligence berikut ini:



1. Bedakan antara ‘system’ dengan ‘system terkomputerisasi’. System itu adalah metode baku atau kerangka proses yang memaparkan prosedur, langkah-langkah dan konsekuensi logis yang dibuat untuk mengatur aktivitas atau menjalankan tugas-tugas tertentu. System tidak harus disajikan dalam suatu program komputer yang rumit. Jadi, tidak selalu berkaitan dengan ‘komputerisasi’. Fahamilah perbedaan antara ‘system’ dengan ‘system terkomputerisasi’, maka Anda akan memiliki pandangan yang lebih jernih tentang system yang berlaku di perusahaan tempat Anda bekerja.



2. Bukan tidak ada system, melainkan system yang ada perlu segera dibenahi. Peraturan tentang tata cara Anda mengerjakan sesuatu, reward yang berkaitan dengan penyelesaian pekerjaan, serta catatan atas semua hasil kerja Anda adalah bagian dari system. Jika hal-hal seperti itu sudah tidak sesuai dengan kondisi kerja aktual Anda, maka yang harus dilakukan bukanlah memvonis perusahaan dengan sebutan ‘tidak memiliki system’ melainkan segera membenahi system itu supaya lebih mampu untuk mengakomodasi kondisi dan tuntutan kerja terkini.



3. System dapat dibuat secara sederhana hingga sangat kompeks. Janganlah terjebak pada pemikiran yang rumit dan kompleks. Suatu system yang baik justru harus dapat dengan mudah dipahami oleh orang-orang yang akan menggunakannya. Banyak perusahaan yang telah mengeluarkan biaya besar untuk membangun suatu system, namun para karyawannya enggan menggunakan system itu karena terlalu kompleks. Anda boleh membuat system yang rumit jika dan hanya jika memang tuntutan bisnis Anda mengharuskan demikian. Jika tidak, pastikan bahwa system yang Anda buat disajikan sesederhana mungkin.



4. System dapat dibuat pada level unit kerja. Unit kerja itu seperti sel-sel dalam tubuh kita. Dia merupakan miniatur dari keseluruhan kinerja organ-organ tubuh kita. Dia bekerja sejalan dengan proses kerja semua bagian tubuh kita namun mungkin mekanismenya berbeda-beda. Oleh sebab itu, setiap unit kerja harus memiliki dokumen yang memuat system kerja yang berlaku disana sehingga setiap orang dalam unit kerja itu akan melakukan aktivitas dengan standard dan tata cara yang sama.



5. Setiap atasan bertanggungjawab terhadap system kerja di unitnya. Banyak system kerja yang disajikan secara verbal. Terutama pada perusahaan-perusahaan yang belum memiliki tata kelola yang baik. Praktek seperti ini tentu sangat menyulitkan proses pengawasan. Orang yang paling bertanggungjawab untuk membenahinya bukanlah Presiden Direktur, melainkan pemimpin pada unit kerja itu sendiri. Mungkin supervisor atau unit manager. Setiap orang yang memiliki bawahan harus memastikan system kerja untuk semua bawahannya terdokumentasikan dan tersajikan dengan rapi sehingga mudah diakses dan dapat dijadikan acuan bagi semua orang dalam unit kerja yang dipimpinnya. Jika system itu ‘belum ada’, maka sebagai atasan Anda harus menjadikannya ‘ada’.



Suatu system dibuat untuk memastikan adanya standard kerja atau aktivitas yang baku dalam menyelesaikan penugasan atau pemecahan suatu masalah. Hanya karyawan pada level paling rendah alias tidak memiliki anak buah yang boleh mempertanyakan; “mana systemnya?”. Jika Anda memiliki bawahan, maka Andalah yang memiliki kewajiban untuk memastikan adanya system yang baik untuk dijalankan oleh setiap orang dalam unit kerja Anda. Sudah saatnya bagi seorang leader untuk berhenti mempertanyakan keberadaan system di perusahaan. Lalu memposisikan diri sebagai perumus dan pengontrol penerapan system yang berlaku di unit kerjanya masing-masing. Pada kesempatan berikutnya, mudah-mudahan kita bisa membahas langkah-langkah sederhana dalam proses penyusunan sebuah system di suatu unit kerja.



Catatan Kaki:
Bergantung cara pandang, kondisi, dan kebutuhan kita; suatu system bisa sangat rumit sekali, tapi bisa juga sangat sederhana namun sama efektifnya.